就職活動をしていると、様々な理由で面接や内定を辞退することがあります。そんな時、相手に失礼の内容早めに断りの連絡を入れることが大切です。
「断りのメールってどう書けばいいんだろう」であったり
「どう書けば相手は気を悪くしないかな」
と書き方に迷っている方に、面接・内定の辞退メールの書き方を具体的にご紹介します。
辞退メールで気を付けること
連絡なしは絶対NG！
面接を連絡なしにキャンセルすることは相手にとても失礼なこと。
面接官はあなたの為に時間を割いて待っていますし、無断キャンセルに怒った感謝が学校側に抗議の連絡を入れるかもしれません。
気まずくても必ず連絡を入れましょう！
辞退メールは決めたら早めに
あなたの辞退によって繰り上げで内定をもらえる人もいるかもしれません。人事や面接官の予定も変わって来るので、辞退を決めたら速やかに連絡を入れましょう。
もし、面接の前日など直前になってしまったら、メール一緒に電話連絡も入れましょう。
メールは簡潔に
辞退の理由などを丁寧に描く必要はありません。「面接or内定を辞退します」ということが簡潔にわかりやすく伝わるメールを書きましょう。
面接を辞退するときの例文
件名
・件名を見ただけで用件がわかるようにしましょう。
本文
○○株式会社
○○部○○課 ○○様
お世話になっております。
先日、〇次面接の通知をいただきました○○と申します。
面接のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
又は
○○大学○○学部の○○と申します。
〇次面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
・はじめに送付相手の会社名、部署、担当者の名前を書きます。
・自分が誰なのかをはっきりさせます
・学生の場合は大学名・名前を名乗りましょう
次に
〇月〇日の〇時に面接のお時間を頂戴しておりましたが、
諸般の事情により面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
(ポイント1)
貴重なお時間を取っていただいたにもかかわらずこのようなお返事となり、誠に申し訳ございません。
誠に身勝手なお願いとは存じますがご理解のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
(ポイント2)
末尾ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
大学名・学科名（学生の場合）
あなたの名前
住所（都道府県から全部書くこと）
連絡先（電話番号か携帯番号）
(ポイント1)辞退する事を簡潔に伝えます。
(ポイント2)時間を割いていただいた相手へのお詫びの言葉を入れましょう。
内定を辞退するときの例文
件名
・件名を見ただけで用件がわかるようにしましょう。
本文
○○株式会社
○○部○○課 ○○様
(ポイント1)お世話になっております。
先日、貴社から内定の通知をいただきました○○と申します。
この度は内定のご連絡をいただき、心より御礼申し上げます。
又は
○○大学○○学部の○○と申します。
この度、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
(ポイント1)はじめに送付相手の会社名、部署、担当者の名前を書きます。
(ポイント2)自分が誰なのかをはっきりさせます、学生の場合は大学名・名前を名乗りましょう。
次に
今回は内定をいただいたにもかかわらず誠に恐縮ですが、
一身上の都合により貴社への入社を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
(ポイント1)
貴重なお時間を取っていただいたにもかかわらずこのようなお返事となり、誠に申し訳ございません。○○様をはじめ、面接でお世話になった方々には大変申し訳なく心よりお詫び申し上げます。
(ポイント2)
末尾ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
大学名・学科名（学生の場合）
あなたの名前
住所（都道府県から全部書くこと）
連絡先（電話番号か携帯番号）
(ポイント1)辞退する事を簡潔に伝えます。
(ポイント2)相手へのお詫びの言葉は丁寧に入れましょう。
内定辞退の時は電話連絡も必要
内定を辞退するときは、メールだけでなく電話での連絡も入れましょう。
電話の際には相手が忙しい時間帯は避けて電話しましょう。
朝の始業時間や昼休み前後は会議などで忙しくしている可能性があります。
また、18時以降も連絡も緊急時以外は避けましょう。
電話口で辞退の理由を聞かれたら、
「他社から内定をいただき、考えた末そちらに入社することを決断しました。」
と正直に答えても大丈夫です。
内定先の給料など答えにくい質問をされたときは
「申し訳ありませんが、その件についてはお答えできかねます。」
と答えても問題ありません。
まとめ
いかがでしたか？
メールでの辞退連絡は、人事の人が後からでも見直すことができるので、手違いや伝達ミスを防ぐことができます。
辞退を申し出るのは心苦しいものですが、なるべく早めに、そして誠実に対処することで先方に不快感・悪印象を与えずに辞退することができますよ。
